1. Identidad y domicilio del responsable
Luis Carlos Reyes Guajardo, quien opera comercialmente Oralia Dental OS (en adelante, “Oralia”), es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba directamente de clientes, prospectos, usuarios y visitantes.
Domicilio: Avenida Hidalgo 1828 Poniente, Colonia Obispado, C.P. 64060, Monterrey, Nuevo León, México. Correo de privacidad y derechos ARCO: lcreyesmd@gmail.com.
2. El papel de Oralia frente a las clínicas y sus pacientes
Cuando una clínica contrata Oralia y registra información de sus pacientes, la clínica determina para qué se utiliza esa información y conserva el carácter de responsable. Oralia actúa como encargado y trata los datos siguiendo las instrucciones de la clínica para prestar, proteger y mantener el servicio.
Este aviso no sustituye el aviso de privacidad que cada clínica debe proporcionar a sus pacientes. Si eres paciente y deseas ejercer derechos sobre tu expediente, debes dirigirte primero a la clínica que te atiende; Oralia colaborará con ella para atender una solicitud válida.
3. Datos personales tratados
Dependiendo de la relación y las funciones utilizadas, Oralia puede tratar:
- Datos de identificación y contacto, como nombre, correo electrónico, teléfono y domicilio de facturación.
- Datos laborales y profesionales del personal de la clínica, como puesto, rol de acceso y cédula profesional cuando corresponda.
- Datos de cuenta, autenticación, suscripción, facturación y soporte.
- Datos técnicos y de seguridad, como dirección IP, navegador, dispositivo, registros de acceso y eventos de auditoría.
- Datos de integraciones opcionales, incluidos identificadores, teléfonos, citas y metadatos necesarios para Google Calendar o WhatsApp.
- Información de pacientes registrada por la clínica, como identificación, contacto, citas, pagos y expediente clínico.
Los expedientes pueden contener datos personales sensibles de salud, incluidos antecedentes, diagnósticos, notas clínicas, odontogramas, periodontogramas, recetas, imágenes y planes de tratamiento. La clínica debe contar con la base jurídica y los consentimientos que resulten aplicables antes de registrarlos.
4. Finalidades del tratamiento
Oralia trata los datos para finalidades necesarias para la relación y el servicio:
- Crear y administrar cuentas, clínicas, perfiles, permisos y suscripciones.
- Proporcionar agenda, expediente clínico, tratamientos, pagos, portal del paciente y demás funciones contratadas.
- Activar y operar integraciones opcionales solicitadas por la clínica.
- Enviar comunicaciones transaccionales, de seguridad, soporte y continuidad del servicio.
- Prevenir abuso, investigar incidentes, mantener bitácoras y proteger la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, fiscales y solicitudes válidas de autoridad.
- Generar métricas agregadas o disociadas para mejorar funcionamiento y rendimiento.
Oralia no vende expedientes ni utiliza datos clínicos de pacientes para publicidad. Cualquier finalidad adicional que requiera consentimiento será informada antes de realizarse.
5. Proveedores, remisiones y transferencias
Para operar el servicio, Oralia puede encargar tratamientos limitados a proveedores de infraestructura, base de datos, autenticación, almacenamiento, alojamiento, correo, analítica, pagos y soporte. Actualmente pueden incluir Supabase, Vercel, Stripe y Google; cuando la clínica activa una integración, también Google Calendar y Meta Platforms mediante WhatsApp Cloud API.
Algunos proveedores procesan información fuera de México. Oralia procura establecer obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones. También podrá comunicar datos cuando exista una obligación legal o una solicitud válida de autoridad. Cuando una transferencia requiera consentimiento, se solicitará conforme a la legislación aplicable.
6. Integraciones, WhatsApp y analítica
Las integraciones son opcionales y están sujetas también a los términos y políticas del proveedor correspondiente. Al conectar WhatsApp, Oralia puede tratar el número de la clínica, identificadores de Meta, teléfonos de destinatarios, plantillas, estados de entrega y contenido operativo necesario para recordatorios o confirmaciones.
El sitio público utiliza Google Analytics 4 para conocer visitas y desempeño. La etiqueta y las cookies de analítica solo se activan si das tu consentimiento explícito mediante el aviso que aparece al visitar el sitio. Puedes cambiar tu decisión en cualquier momento con el control “Preferencias de cookies” disponible en las páginas públicas o borrando los datos del sitio en tu navegador. Solo se envían rutas públicas y etapas generales de conversión; estas herramientas no reciben rutas, datos del expediente clínico ni datos de pacientes.
Cuando existe un identificador analítico creado con tu consentimiento, Oralia puede registrar en Google Analytics un evento técnico de negocio al activarse la suscripción de una clínica, generado por el propio servidor a partir de la confirmación de Stripe. Este evento solo indica que ocurrió el pago, sin incluir datos de pacientes ni del expediente clínico.
7. Conservación y seguridad
Los datos se conservan durante la relación contractual y posteriormente por el tiempo necesario para atender obligaciones legales, fiscales, clínicas, de seguridad y defensa de derechos. Los periodos aplicables a expedientes los determina la clínica conforme a sus obligaciones; cancelar una cuenta o desconectar una integración no implica necesariamente la eliminación inmediata del expediente.
Oralia aplica medidas administrativas, técnicas y físicas razonables, incluidos controles de acceso, cifrado en tránsito, aislamiento por clínica y registros de auditoría. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; los incidentes se atenderán conforme a la legislación y a los compromisos contractuales aplicables.
8. Derechos ARCO y revocación
Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición, revocar tu consentimiento cuando proceda o limitar el uso y divulgación de tus datos escribiendo a lcreyesmd@gmail.com.
La solicitud debe indicar:
- Nombre y medio para comunicar la respuesta.
- Documentos que acrediten identidad y, en su caso, representación.
- Descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer.
- Información que permita localizar la cuenta o relación correspondiente.
Podremos solicitar información adicional razonable para verificar identidad, proteger datos de terceros o ubicar la información. La solicitud se atenderá dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable. La cancelación puede no proceder cuando exista un deber legal o contractual de conservación.
9. Cambios al aviso
Las modificaciones se publicarán en esta misma dirección. Cuando el cambio sea sustancial o requiera una nueva autorización, Oralia lo comunicará por un medio adecuado antes de aplicarlo.